بنیادی مواد پر جائیں
DoconaxDoconax

انٹرپرائز دستاویزات کا انتظام

ہر دستاویز کا حساب۔ہر ریویژن کا کنٹرول۔

Doconax انجینئرنگ، تعمیرات اور ریگولیٹڈ ٹیموں کو ایک جگہ دیتا ہے جہاں وہ دستاویزات منظم کریں، ریویژنز کا کنٹرول کریں، منظوریاں چلائیں اور بیرونی شراکت داروں کے ساتھ تعاون کریں — ہر قدم پر آڈٹ ٹریل کے ساتھ۔

ڈیمو کی درخواست کریںپلیٹ فارم دیکھیں

پروڈکٹ انٹرفیس نمونے کے طور پر دکھایا گیا ہے۔

  • دستاویز کا کنٹرول
  • ورک فلو
  • تعاون
  • آڈٹ ٹریل
  • کلاؤڈ اسٹوریج
  • سیکیورٹی

چیلنج

کنٹرول شدہ سسٹم کے بغیر کیا خراب ہوتا ہے

جب دستاویزات ای میل تھریڈز، شیئرڈ ڈرائیوز اور ذاتی فولڈرز میں رہیں، تو کنٹرول اندازے پر منحصر ہو جاتا ہے۔

حل ایک منظم شدہ سسٹم ہے۔

Doconax دستاویزات کو متعین مراحل سے گزارتا ہے جہاں منظوریاں واضح ہوتی ہیں، یوں کہ موجودہ ریویژن ہمیشہ معلوم رہتی ہے اور ہر چیز قابل ردیابی ہوتی ہے۔

دیکھیں یہ کیسے کام کرتا ہے
  • بکھری ہوئی اسٹوریجفائلیں ڈرائیوز، ای میل اور ذاتی آلات میں پھیلی ہوئی ہیں۔
  • ریویژنز کا بے انتظامکئی نقلیں، مگر یہ صاف نہیں کہ کون سی موجودہ ہے۔
  • دستی منظوریاںجائزے اور دستخط ای میل اور فون سے ٹریک کرنا۔
  • کمزور آڈٹ ٹریلیہ قابل اعتماد ریکارڈ نہیں کہ کس نے کیا تبدیل کیا اور کب۔
  • محدود نظر آناجائزے میں یا وقت گزرنے والی دستاویزات کا براہِ راست نظارہ نہیں۔
  • بیرونی ہم آہنگیٹھیکیدار اور کلائنٹس کنٹرول شدہ عمل سے باہر رہ جاتے ہیں۔
  • سست تلاشصحیح ورژن ڈھونڈنے میں وقت ضائع ہوتا ہے۔
  • نام واضح اجازتیںرسائی دینا، محدود کرنا اور صاف کرنا مشکل ہے۔

ایک کنٹرول شدہ سائیکل

پہلے ورژن سے آخری آرکائیو تک

دستاویزات دستیابی، درجہ بندی، جائزہ، منظوری، اجرا اور آرکائیو سے گزرتی ہیں — ہر مرحلہ ریکارڈ اور منسوب کیا جاتا ہے۔

01

دستیابی

دستاویزات اپ لوڈ، ای میل یا اسکین کے ذریعے سسٹم میں آتی ہیں۔

حالت: رجسٹر شدہ

02

درجہ بندی

رجسٹریشن کے وقت قسم، زمرہ اور میٹا ڈیٹا منسوب کیے جاتے ہیں۔

حالت: درجہ بند شدہ

03

جائزہ

دستاویز کا کنٹرول منظوری کے لیے بھیجنے سے پہلے مکملیت کی تصدیق کرتا ہے۔

حالت: زیر جائزہ

04

منظوری

نامزد رولز ورک فلو کے مطابق جائزہ لیتے اور دستخط کرتے ہیں۔

حالت: منظور شدہ

05

جاری کرنا

منظور شدہ ورژن موجودہ کنٹرول شدہ ریویژن کے طور پر جاری کیا جاتا ہے۔

حالت: جاری شدہ

06

آرکائیو

غیر مؤثر ریویژنز آڈٹ اور ریکارڈ ریکشن کی مدت کے لیے محفوظ رکھی جاتی ہیں۔

حالت: آرکائیو شدہ

سرگرمی نہیں، ثبوت

ہر تبدیلی کسی ورژن، مصنف اور منظوری کے واقعے سے منسلک ہوتی ہے، تاکہ آپ بالکل دوبارہ ترتیب دے سکیں کہ کیا ہوا تھا۔

  • ورژن شدہ اجرا
  • منسوب تبدیلیاں
  • منظوری کے ریکارڈ
  • آڈٹ کے قابل تاریخ

پروجیکٹ پروسیجر — HSE-0031

دستاویز رجسٹر کی سرگرمی

کنٹرول شدہ ریویژنز

  1. ریویژن R05 جاری کی گئی

    R05 جاری شدہ

    موجودہ کنٹرول شدہ ریویژن کے طور پر جاری کرکے اجازت کے مطابق تقسیم کی گئی۔

    ٹیکنیکل ڈیپارٹمنٹ 2 گھنٹے پہلے

  2. ریویژن R04 منظور ہوئی

    R04 منظور شدہ

    ٹیکنیکل لیڈ نے بغیر کسی مزید تبصرے کے منظور کی۔

    ڈیزائن 4 گھنٹے پہلے

  3. ریویژن R03 واپس کی گئی

    R03 ریویژن کی درخواست

    تبصروں کے ساتھ واپس کی گئی؛ جاری کرنے سے پہلے ریویژن کی درخواست کی گئی۔

    انجینئرنگ 1 دن پہلے

  4. ریویژن R02 غیر مؤثر ہوئی

    R02 غیر مؤثر شدہ

    اپ ڈیٹ شدہ دائرہ کار رجسٹر ہونے پر R03 نے اس کی جگہ لے لی۔

    ڈیزائن 4 دن پہلے

دستاویزات کا انتظام

ہر دستاویز کے لیے ایک تعمیل شدہ رجسٹر

دستاویزات کو نمبر، زمرے، مالکان اور اسٹیٹس کے ساتھ رجسٹر کریں اور ہر ریویژن ایک قابل ردیابی ریکارڈ میں رکھیں۔

دستاویزات کا انتظام
  • ایک واحد موجودہ ورژن کے ساتھ ریویژن کنٹرول
  • منظم دستاویزی رجسٹر
  • دستاویزات کی رسمی ترسیل کے لیے ٹرانسمیٹلز
  • واضح منظوری کے ساتھ سب میٹل کا جائزہ
  • ڈرائنگ اور ریویژن کے سیٹ
  • میٹا ڈیٹا کے ذریعے تلاش اور بازیابی

ورک فلو

منظوریاں آپ کے طریقۂ کار کے مطابق

جائزے اور منظوری کے راستے متعین کریں، ذمہ داریاں تفویض کریں، SLAs مقرر کریں اور نظام کو وقت پر گزرنے والی کاموں کو ایسکیلیٹ کرنے دیں۔

ورک فلو انجن
  • کئی مرحلوں والی منظوری کے راستے
  • متنی اور شرطی راؤٹنگ
  • رول پر مبنی تخصیص
  • SLA اور آخری تاریخ کی نگرانی
  • خودکار ایسکیلیشن
  • مکمل فیصلہ کی تاریخ

دستاویزی ڈرائیو

محفوظ، اجازت پر مبنی فائل اسٹوریج

فائلیں ایک کنٹرول شدہ ورک اسپیس میں رکھیں جہاں رسائی، شیئرنگ اور میعاد ختم ہونے والے لنکس واضح ہوتے ہیں، نہ کہ اتفاقی۔

دستاویزی ڈرائیو
  • منظم فولڈر اور فائل کا تنظیم
  • عام ف فارمیٹس کا پیش نظارہ
  • کنٹرول شدہ شیئرنگ اور میعاد ختم ہونے والے لنکس
  • باریک سطحی اجازتیں
  • واضح شیئرڈ لنکس
  • فائل سرگرمی کی تاریخ

بیرونی تعاون

کنٹرول کھوئے بغیر شراکت داروں کو دعوتہ دیں

ٹھیکیداروں، کلائنٹس اور سپلائرز کو محدود ورک اسپیس میں شامل کریں جہاں وہ بالکل وہی دیکھتے ہیں جو انہیں دیکھنے کی اجازت ہے۔

بیرونی تعاون
  • بیرونی شراکت داروں کے لیے محدود اسپیس
  • دستاویز، فولڈر یا ٹیم کا دائرہ کار
  • محدود حقوق کے ساتھ بیرونی رولز
  • کنٹرول شدہ دستاویز شیئرنگ
  • کنٹرول شدہ فولڈر شیئرنگ
  • آڈٹ ٹریل میں بیرونی سرگرمی

سیکیورٹی اور رسائی

سیکیورٹی لگائی گئی ہے، بعد میں نہیں جوڑی گئی

ٹرانزٹ اور اسٹوریج میں انکرپشن، رول اور ایٹری بیٹ پر مبنی رسائی، کم ترین اختیارات کے ڈیفالٹس اور مکمل آڈٹ لاگز۔

سیکیورٹی اور رسائی
  • ٹرانزٹ میں TLS انکرپشن
  • اسٹوریج میں انکرپشن
  • رول پر مبنی رسائی کا کنٹرول
  • ایٹری بیٹ پر مبنی رسائی کے اصول
  • غیر قابل تبدیلی آڈٹ لاگز
  • ڈیجیٹل دستخط کے ریکارڈ

AI اور آٹومیشن

دستاویزی ورک فلوز کے لیے متوقع ذہانت

ہم ایسی AI صلاحیات کا جائزہ لے رہے ہیں جو غیر منظم دستاویزات کو منظم اور قابل تلاش ریکارڈ بنا دیں۔

جلد آ رہا ہے
  • آپٹیکل کیریکٹر ریکگنیشن
  • خودکار درجہ بندی
  • میٹا ڈیٹا کی بہتری
  • سیمانٹک سرچ
  • ذہانتی بازیابی
  • دستاویزات کا تجزیہ

صنعتیں

آپ کی صنعت کے طریقۂ کار کے مطابق بنایا گیا

Doconax اُن شعبوں کے دستاویز کے کنٹرول روایات کے مطابق ڈھل جاتا ہے جو منظم دستاویزات پر انحصار کرتے ہیں۔

تمام حلول

آغاز کرنا

موجودہ حالت سے کنٹرول تک چار قدم میں

ایک عملی راستہ جو آج کام کرنے والی چیزوں کی حفاظت کرتا ہے اور جہاں ساختار غائب تھا وہاں ترتیب شامل کرتا ہے۔

  1. 01

    ترتیب دیں

    اپنا ورک اسپیس، رولز اور منظوری کے ٹیمپلیٹس اپنے موجودہ طریقۂ کار سے مطابقت رکھنے کے لیے ترتیب دیں۔

    • دستاویز نمبر کا نظام
    • اسٹیٹس اور منظوری کی لغت
    • رول کی ساخت
    • لے آؤٹ کے لیے تیار
  2. 02

    درآمد

    موجودہ دستاویزات میٹا ڈیٹا کے ساتھ لائیں، تاکہ پہلے دن سے ہی تاریخ محفوظ رہے۔

    • موجودہ ریویژنز اپ لوڈ کریں
    • زمرے اور مالکان میپ کریں
    • پچھلے ریویژن نمبر برقرار رکھیں
    • پرانے رجسٹر سے مطابقت کریں
  3. 03

    تعاون

    اُن افراد اور اداروں کو دعوتہ دیں جنہیں ورک اسپیس میں کنٹرول شدہ رسائی درکار ہے۔

    • داخلی رولز فعال
    • بیرونی شراکت داروں کو دعوتہ
    • محدود اجازتیں لاگو
    • رجسٹر میں تعاون نظر آنا
  4. 04

    گورننس

    اپنے مرحلوں والی منظوریاں چلائیں، SLAs پر نظر رکھیں اور کنٹرول کو ثابت کرنے کے لیے آڈٹ ٹریل استعمال کریں۔

    • ٹیمپلیٹس پر منظوریاں جاری
    • ایسکیلیشن فعال
    • آڈٹ ٹریل مکمل
    • واجب اور تاخیر شدہ کاموں کی رپورٹس

آغاز

کیا آپ اپنی دستاویزات پر کنٹرول چاہتے ہیں؟

Doconax ٹیم سے اپنے دستاویز کے کنٹرول کی ضروریات پر بات کریں۔ ہم ایسا حل تیار کریں گے جو آپ کے ادارے کے اصل طریقۂ کار سے مطابقت رکھتا ہو۔

ٹیم سے رابطہ کریںقیمتوں کا موازنہ کریں
  • ایک کاروباری دن کے اندر جواب
  • آپ کے ورک فلو کی ضروریات کے مطابق دائرہ کار
  • نہ کوئی فیس، نہ کوئی پابندی