تخطَّ إلى المحتوى الرئيسي
DoconaxDoconax

إدارة المستندات للمؤسسات

كل وثيقة محسوبة.كل مراجعة منضبطة.

يوفّر Doconax لفرق الهندسة والبناء والفرق الخاضعة للرقابة مكاناً واحداً لإدارة المستندات وضبط المراجعات وإدارة الموافقات والتعاون مع الشركاء الخارجيين — مع سجل تدقيق في كل خطوة.

اطلب عرضاً توضيحياًاستكشف المنصة

تُعرض واجهة المنتج كتمثيل توضيحي.

  • ضبط الوثائق
  • سير العمل
  • التعاون
  • سجل التدقيق
  • التخزين السحابي
  • الأمن

التحدي

ما الذي يخرب دون نظام منضبط

حين تتبثر المستندات في سلاسل البريد الإلكتروني والأقراص المشتركة والمجلدات الشخصية، يتحول الضبط إلى تخمين.

الحل هو نظام واحد محكوم.

يوجّه Doconax المستندات عبر مراحل محددة مع موافقات صريحة، بحيث تكون المراجعة الحالية معروفة دائماً وكل شيء قابلاً للتتبع.

اكتشف كيف يعمل
  • تخزين مبعثرملفات موزعة على الأقراص والبريد الإلكتروني والأجهزة الشخصية.
  • فوضى المراجعاتنسخ متعددة دون بيان واضح لأيهما هو الساري.
  • موافقات يدويةمتابعة المراجعات والاعتمادات عبر البريد الإلكتروني والهاتف.
  • سجل تدقيق ضعيفلا يوجد سجل موثوق لمن غيّر ماذا ومتى.
  • رؤية محدودةلا توجد رؤية مباشرة للمستندات قيد المراجعة أو المتأخرة.
  • تنسيق خارجيالمقاولون والعملاء خارج دائرة العمل المنضبطة.
  • استرجاع بطيءوقت ضائع في البحث عن النسخة الصحيحة.
  • صلاحيات غير واضحةمنح الصلاحيات وتحديد نطاقها وسحبها بكفاءة أمر صعب.

دورة حياة واحدة منضبطة

من النسخة الأولى إلى الأرشفة النهائية

تنقّل المستندات عبر الالتقاط والتصنيف والمراجعة والموافقة والإصدار والأرشفة — وتُسجَّل كل مرحلة ويُنسب إليها.

01

الالتقاط

تدخل المستندات إلى النظام عبر الرفع أو البريد الإلكتروني أو المسح الضوئي.

الحالة: مُسجَّل

02

التصنيف

يُحدَّد النوع والفئة والبيانات الوصفية عند التسجيل.

الحالة: مصنَّف

03

المراجعة

يتحقق ضبط الوثائق من اكتمال المستند قبل توجيهه للموافقة.

الحالة: قيد المراجعة

04

الموافقة

تراجع الأدوار المحددة وتوقّع وفق سير العمل.

الحالة: معتمد

05

الإصدار

تُصدر النسخة المعتمدة بوصفها المراجعة المنضبطة السارية.

الحالة: مُصدَّر

06

الأرشفة

تُحفظ المراجعات المستبدلة طوال فترة التدقيق والاحتفاظ.

الحالة: مؤرشف

أدلة، لا مجرد نشاط

كل تغيير مرتبط بمراجعة ومؤلف وبحدث موافقة، لتتمكن من إعادة بناء ما حدث بالضبط.

  • إصدارات مُصدَّرة بإصدارات
  • تغييرات منسوبة إلى أصحابها
  • سجلات الموافقات
  • سجل قابل للتدقيق

إجراء المشروع — HSE-0031

نشاط سجل المستندات

مراجعات منضبطة

  1. إصدار المراجعة R05

    R05 مُصدَّر

    أُصدرت بوصفها المراجعة المنضبطة السارية ووُزعت وفق الإذن.

    القسم الفني قبل ساعتين

  2. اعتماد المراجعة R04

    R04 معتمد

    اعتمدها المسؤول الفني دون ملاحظات إضافية.

    التصميم قبل 4 ساعات

  3. إعادة المراجعة R03

    R03 طُلب إدخال مراجعة

    أُعيدت مع ملاحظات؛ وطُلب إدخال مراجعة قبل الإصدار.

    الهندسة قبل يوم

  4. استبدال المراجعة R02

    R02 مستبدل

    استُبدلت بالمراجعة R03 عند تسجيل النطاق المحدَّث.

    التصميم قبل 4 أيام

إدارة المستندات

سجل متوافق مع المعايير لكل وثيقة

سجّل المستندات بأرقامها وفئاتها ومسؤوليها وحالاتها، واحتفظ بكل مراجعة في سجل واحد قابل للتتبع.

إدارة المستندات
  • ضبط المراجعات مع نسخة حالية واحدة
  • سجلات مستندات منظَّمة
  • إرسال رسمي للوثائق
  • مراجعة تقديمات بموافقة صريحة
  • مجموعات الرسومات والمراجعات
  • البحث والاسترجاع عبر البيانات الوصفية

سير العمل

موافقات تتبع عمليتك

عرّف مسارات المراجعة والموافقة، وعيّن المسؤوليات، واضبط اتفاقيات مستوى الخدمة، ودع النظام يصعّد ما تجاوز موعده.

محرك سير العمل
  • مسارات موافقة متعددة الخطوات
  • توجيه متوازٍ ومشروط
  • إسنادات قائمة على الأدوار
  • تتبّع اتفاقيات مستوى الخدمة وتواريخ الاستحقاق
  • تصعيد تلقائي
  • سجل قرارات كامل

قرص المستندات

تخزين ملفات آمن قائم على الصلاحيات

خزّن الملفات في مساحة عمل منضبطة يكون فيها الوصول والمشاركة والروابط المنتهية صريحة لا عرضية.

قرص المستندات
  • تنظيم منظَّم للمجلدات والملفات
  • معاينة صيغ الملفات الشائعة
  • مشاركة منضبطة وروابط منتهية الصلاحية
  • صلاحيات دقيقة
  • روابط مشاركة صريحة
  • سجل نشاط الملفات

التعاون الخارجي

ادعُ الشركاء دون فقدان السيطرة

أضف المقاولين والعملاء والموردين إلى مساحات عمل محددة النطاق يرون فيها ما يُسمح لهم برؤيته بالضبط.

التعاون الخارجي
  • مساحات محددة النطاق للشركاء الخارجيين
  • نطاق على مستوى المستند أو المجلد أو الفريق
  • أدوار خارجية بصلاحيات محدودة
  • مشاركة مستندات منضبطة
  • مشاركة مجلدات منضبطة
  • النشاط الخارجي في سجل التدقيق

الأمن والوصول

أمن مُدمج في التصميم، لا مُضاف إليه

تشفير أثناء النقل وأثناء التخزين، ووصول قائم على الأدوار والسمات، وإعدادات افتراضية للصلاحيات الدنيا، وسجلات تدقيق كاملة.

الأمن والوصول
  • تشفير TLS أثناء النقل
  • التشفير أثناء التخزين
  • التحكم في الوصول القائم على الأدوار
  • قواعد وصول قائمة على السمات
  • سجلات تدقيق غير قابلة للتعديل
  • سجلات اعتماد رقمية

الذكاء الاصطناعي والأتمتة

ذكاء مُخطَّط لسير عمل المستندات

نقيّم قدرات ذكاء اصطناعي تحوّل المستندات غير المنظَّمة إلى سجلات محكومة وقابلة للبحث.

قريباً
  • التعرف الضوئي على الحروف
  • تصنيف تلقائي
  • إثراء البيانات الوصفية
  • البحث الدلالي
  • استرجاع ذكي
  • تحليل المستندات

القطاعات

مبني على طريقة عمل قطاعك

يكيّف Doconax نفسه مع أعراف ضبط الوثائق في القطاعات التي تعتمد على توثيق محكوم.

جميع الحلول

البدء

من الوضع الحالي إلى الانضباط في أربع خطوات

مسار تبنٍّ واقعي يحمي ما يعمل اليوم بينما يضيف البنية التنظيمية حيث كانت مفقودة.

  1. 01

    الإعداد

    اضبط مساحة العمل والأدوار وقوالب الموافقات لتطابق عمليتك الحالية.

    • نظام ترقيم المستندات
    • مفردات الحالات والموافقات
    • هيكل الأدوار
    • جاهزية بنية الاستيراد
  2. 02

    الاستيراد

    استورد المستندات الحالية مع بياناتها الوصفية، بحيث يُحفظ السجل منذ اليوم الأول.

    • رفع المراجعات الحالية
    • ربط الفئات والمسؤولين
    • الإبقاء على أرقام المراجعات السابقة
    • المطابقة مع السجل القديم
  3. 03

    التعاون

    ادعُ الأشخاص والمؤسسات الذين يحتاجون وصولاً منضبطاً إلى مساحات العمل.

    • تفعيل الأدوار الداخلية
    • دعوة الشركاء الخارجيين
    • تطبيق صلاحيات محددة النطاق
    • ظهور التعاون في السجل
  4. 04

    الحوكمة

    شغّل الموافقات المرحلية، وراقب اتفاقيات مستوى الخدمة، واستخدم سجل التدقيق لإثبات الانضباط.

    • الموافقات تعمل وفق القوالب
    • التصعيد مُفعَّل
    • سجل تدقيق كامل
    • تقارير بالأعمال المستحقة والمتأخرة

ابدأ الآن

هل أنت مستعد لضبط وثائقك؟

ناقش متطلبات ضبط الوثائق مع فريق Doconax. سنضع تصوراً مناسباً يطابق الطريقة التي تعمل بها مؤسستك فعلياً.

تواصل مع الفريققارن الأسعار
  • الرد خلال يوم عمل واحد
  • مُصمَّم وفق متطلبات سير عملك
  • بلا تكلفة وبلا التزام