ضبط الوثائق

حالات ذات معنى

كل مستند يحمل حالة صريحة واحدة، ولا يُسمح إلا بالانتقالات المعرَّفة، فلا تُتخطّى الحالات بصمت.

• إعداد الانتقالات المسموح بها
• لا انتقال صامت بين الحالات
• ظهور الحالة في كل سطر
• تسجيل تغييرات الحالة

مراجعات بمسؤول

تسجل كل مراجعة سبب تغييرها ومن أعدّها ومن اعتمدها، فتُبنى سلسلة أدلة للحوكمة.

• التقاط سبب المراجعة
• نسبة من أعدّ الوثيقة
• ربط الموافقة بالمراجعة
• الاحتفاظ بسلسلة المراجعات كاملة

إصدار صريح

نقل مستند إلى حالة الإصدار يتطلب حدث موافقة، ولا تعمم سوى المراجعات المُصدَّرة بوصفها جاهزة للاستخدام.

• الإصدار يتطلب موافقة
• الاحتفاظ بالملاحظات المرتبطة
• القارئ يرى حالة الإصدار
• معالجة الاستبدال عند الإصدار