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DoconaxDoconax

Gestion documentaire d’entreprise

Chaque document tracé.Chaque révision maîtrisée.

Doconax offre aux équipes du génie industriel, du bâtiment et des secteurs réglementés un lieu unique pour gérer les documents, maîtriser les révisions, dérouler les approbations et collaborer avec les partenaires externes — avec une piste d’audit à chaque étape.

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L’interface produit est présentée à titre indicatif.

  • Maîtrise des documents
  • Workflows
  • Collaboration
  • Piste d’audit
  • Stockage cloud
  • Sécurité

Le défi

Ce qui dérape sans système maîtrisé

Quand les documents vivent dans des fils d’e-mails, des lecteurs partagés et des dossiers personnels, la maîtrise devient une question de devinette.

La réponse : un seul système gouverné.

Doconax fait circuler les documents à travers des étapes définies avec des approbations explicites : la révision en cours est toujours connue et tout est traçable.

Voir comment ça marche
  • Stockage disperséDes fichiers éparpillés entre lecteurs, e-mails et appareils personnels.
  • Chaos des révisionsPlusieurs copies sans indication claire de celle qui est en vigueur.
  • Approbations manuellesSuivi des revues et des validations par e-mail et par téléphone.
  • Piste d’audit fragileAucun enregistrement fiable de qui a modifié quoi, et quand.
  • Visibilité limitéePas de vue en direct des documents en revue ou en retard.
  • Coordination externeSous-traitants et clients laissés hors du cercle maîtrisé.
  • Recherche lenteDu temps perdu à retrouver la bonne version.
  • Permissions ambiguësUn accès difficile à accorder, à délimiter et à révoquer proprement.

Un cycle de vie maîtrisé

De la première version à l’archivage final

Les documents passent par la capture, la classification, la revue, l’approbation, la publication et l’archivage — chaque étape étant enregistrée et attribuée.

01

Capture

Les documents entrent dans le système par téléversement, e-mail ou numérisation.

État: Enregistré

02

Classification

Le type, la catégorie et les métadonnées sont attribués à l’enregistrement.

État: Classé

03

Revue

La maîtrise documentaire vérifie l’exhaustivité avant le routage vers l’approbation.

État: En revue

04

Approbation

Les rôles désignés revuient et valident conformément au workflow.

État: Approuvé

05

Publication

La version approuvée est publiée comme révision contrôlée en vigueur.

État: Publié

06

Archivage

Les révisions remplacées sont conservées pendant la durée d’audit et de conservation.

État: Archivé

Des preuves, pas seulement de l’activité

Chaque modification est rattachée à une version, à un auteur et à un événement d’approbation : vous pouvez reconstituer exactement ce qui s’est passé.

  • Publications versionnées
  • Modifications attribuées
  • Enregistrements d’approbation
  • Historique auditable

Procédure projet — HSE-0031

Activité du registre documentaire

Révisions maîtrisées

  1. Révision R05 publiée

    R05 Publié

    Publiée comme révision contrôlée en vigueur et diffusée conformément au permis.

    Dép. technique il y a 2 h

  2. Révision R04 approuvée

    R04 Approuvé

    Approuvée par le responsable technique sans autre commentaire.

    Conception il y a 4 h

  3. Révision R03 retournée

    R03 Révision demandée

    Retournée avec commentaires ; une nouvelle révision a été demandée avant publication.

    Génie industriel il y a 1 j

  4. Révision R02 remplacée

    R02 Remplacé

    Remplacée par R03 lors de l’enregistrement du périmètre mis à jour.

    Conception il y a 4 j

Gestion documentaire

Un registre conforme pour chaque document

Enregistrez vos documents avec numéros, catégories, responsables et statuts, et conservez chaque révision dans une trace unique et traçable.

Gestion documentaire
  • Maîtrise des révisions avec une seule version en vigueur
  • Registres documentaires structurés
  • Transmissions formelles de documents
  • Revue des soumissions avec approbation explicite
  • Plans et jeux de révisions
  • Recherche et extraction par métadonnées

Workflows

Des approbations qui suivent votre processus

Définissez les circuits de revue et d’approbation, attribuez les responsabilités, fixez des SLA et laissez le système escalader ce qui est en retard.

Moteur de workflow
  • Circuits d’approbation en plusieurs étapes
  • Routage parallèle et conditionnel
  • Affectations par rôle
  • Suivi des SLA et des échéances
  • Escalade automatique
  • Historique complet des décisions

Espace documentaire

Un stockage de fichiers sécurisé, fondé sur les permissions

Stockez vos fichiers dans un espace maîtrisé où l’accès, le partage et les liens expirants sont explicites, et non accidentels.

Espace documentaire
  • Organisation structurée des dossiers et des fichiers
  • Aperçu des formats de fichiers courants
  • Partage contrôlé et liens expirants
  • Permissions granulaires
  • Liens de partage explicites
  • Historique d’activité des fichiers

Collaboration externe

Invitez vos partenaires sans perdre la maîtrise

Faites entrer sous-traitants, clients et fournisseurs dans des espaces délimités où ils ne voient exactement que ce qu’ils sont autorisés à voir.

Collaboration externe
  • Espaces délimités pour les partenaires externes
  • Périmètre au document, au dossier ou à l’équipe
  • Rôles externes aux droits limités
  • Partage de documents maîtrisé
  • Partage de dossiers maîtrisé
  • Activité externe dans la piste d’audit

Sécurité et accès

Une sécurité conçue dès le départ, pas ajoutée après coup

Chiffrement en transit et au repos, accès par rôles et par attributs, principes de moindre privilège par défaut et journaux d’audit complets.

Sécurité et accès
  • Chiffrement TLS en transit
  • Chiffrement au repos
  • Contrôle d’accès par rôles
  • Règles d’accès par attributs
  • Journaux d’audit à l’intégrité garantie
  • Enregistrements de validation électronique

IA et automatisation

Une intelligence prévue pour les workflows documentaires

Nous évaluons des capacités d’IA qui transformeraient les documents non structurés en enregistrements gouvernés et consultables.

Bientôt disponible
  • Reconnaissance optique de caractères
  • Classification automatique
  • Enrichissement des métadonnées
  • Recherche sémantique
  • Recherche intelligente
  • Analyse documentaire

Secteurs d’activité

Conçu pour le fonctionnement de votre secteur

Doconax s’adapte aux conventions de maîtrise documentaire des secteurs qui dépendent d’une documentation gouvernée.

Toutes les solutions

Démarrage

De l’existant au contrôle en quatre étapes

Un chemin de déploiement pragmatique qui préserve ce qui fonctionne aujourd’hui tout en introduisant la structure là où elle manquait.

  1. 01

    Configurer

    Mettez en place votre espace de travail, vos rôles et vos modèles d’approbation pour correspondre à votre processus existant.

    • Plan de numérotation des documents
    • Vocabulaire des statuts et des approbations
    • Structure des rôles
    • Modèle d’import prêt
  2. 02

    Importer

    Reprenez vos documents existants avec leurs métadonnées, afin que l’historique soit préservé dès le premier jour.

    • Téléversement des révisions en vigueur
    • Correspondance des catégories et des responsables
    • Conservation des anciens numéros de révision
    • Rapprochement avec l’ancien registre
  3. 03

    Collaborer

    Invitez les personnes et les organisations qui ont besoin d’un accès maîtrisé aux espaces de travail.

    • Rôles internes activés
    • Partenaires externes invités
    • Permissions délimitées appliquées
    • Collaboration visible dans le registre
  4. 04

    Gouverner

    Déroulez vos approbations par étapes, suivez les SLA et appuyez-vous sur la piste d’audit pour démontrer la maîtrise.

    • Approbations fondées sur des modèles
    • Escalade active
    • Piste d’audit complète
    • Rapports sur les tâches à échéance et en retard

Passer à l’action

Prêt à maîtriser vos documents ?

Échangez avec l’équipe Doconax sur vos exigences de maîtrise documentaire. Nous définirons un périmètre adapté au fonctionnement réel de votre organisation.

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  • Réponse sous un jour ouvré
  • Périmètre défini selon vos besoins de workflow
  • Sans frais ni engagement