Veelgestelde vragen

Doconax is een enterpriseplatform voor documentmanagement en documentbeheer. Het helpt engineering-, bouw- en gereguleerde teams om documenten te registreren, revisies te beheersen, goedkeuringen uit te voeren en met externe partners samen te werken — met een auditspoor bij elke stap.

Teams die bestuurde documenten beheren: bouw, engineering, industrie, overheid, infrastructuur, bedrijfsrecords en professionele dienstverlening.

Elk document op bestandsbasis — tekeningen, contracten, procedures, berekeningen, records en meer. Documenten worden beheerd via registers en statussen, niet op basis van het bestandsformaat.

De interface is beschikbaar in het Engels, Arabisch, Urdu, Nederlands en Frans, met volledige ondersteuning voor rechts-naar-links in het Arabisch en Urdu.

Ja. Arabisch en Urdu gebruiken een volledige rechts-naar-links indeling, en de interface volgt logische eigenschappen zodat de inhoud in beide richtingen correct wordt gelezen.

Elk document slaat zijn volledige revisiehistorie op, en één revisie is gemarkeerd als actueel. Alleen vrijgegeven revisies worden als gereed voor gebruik gemarkeerd, en vervallen revisies blijven bewaard en zichtbaar.

Een register is de enige waarheidsbron voor een set documenten: elk document komt één keer voor met een nummer, een categorie, een eigenaar en een actuele status.

Zoeken en filters werken op de metadata van het register — nummer, titel, categorie, eigenaar en status — en op de volledige documentinhoud.

AI-mogelijkheden zijn gepland, niet beschikbaar. OCR, classificatie en semantisch zoeken staan op de roadmap en zijn duidelijk gemarkeerd als binnenkort beschikbaar.

Ja. Goedkeuringssjablonen worden gekoppeld aan documentcategorieën, met sequentiële en parallelle stappen, SLA's, escalatie en toewijzing op basis van rollen.

Gebruikelijke statussen zijn concept, ingediend, in beoordeling, goedgekeurd, revisie aangevraagd, vrijgegeven, vervallen, teruggestuurd, in de wacht en in afwachting. De woordenlijst is configureerbaar.

Ja. Elke versie, statuswijziging, goedkeuring, deelactie en toegangshandeling wordt vastgelegd met een tijdstempel en een actor.

Ja. Externe organisaties worden uitgenodigd in afgebakende werkruimtes met beperkte rollen, en hun activiteit verschijnt in hetzelfde auditspoor.

Delen is afgebakend tot een document, map of team, gebruiksbeheerd met vervaldatum en optionele toegangscode, en altijd intrekbaar.

Toegang wordt toegewezen via rollen (op rollen gebaseerde toegang) en kan worden verfijnd op basis van documentattributen (op attributen gebaseerde toegang), met minimale rechten als uitgangspunt.

We gebruiken TLS-encryptie in transit, encryptie op opslagniveau at rest, toegang met minimale rechten en volledige auditlogging. Beveiligingsclaims op deze site blijven beperkt tot wat we kunnen verifiëren.

Documenten worden opgeslagen in beheerde cloudopslag. Opties voor implementatie en datalocatie worden tijdens de evaluatie met uw team bevestigd.

Import, export en API-toegang maken deel uit van het platform, en de integratiepunten zijn gedocumenteerd. Specifieke integraties worden met uw team geëvalueerd.