Ga naar hoofdinhoud
DoconaxDoconax

Enterprise documentmanagement

Elk document geregistreerd.Elke revisie beheerst.

Doconax geeft engineering-, bouw- en gereguleerde teams één plek om documenten te beheren, revisies te controleren, goedkeuringen te doorlopen en met externe partners samen te werken — met een auditspoor bij elke stap.

Demo aanvragenOntdek het platform

De productinterface is weergegeven ter illustratie.

  • Documentbeheer
  • Workflow
  • Samenwerking
  • Auditspoor
  • Cloudopslag
  • Beveiliging

De uitdaging

Wat er misgaat zonder een beheerd systeem

Wanneer documenten in e-maildraadjes, gedeelde drives en persoonlijke mappen leven, wordt beheersen een kwestie van gokken.

Het antwoord is één bestuurd systeem.

Doconax laat documenten door duidelijk omschreven fasen lopen met expliciete goedkeuringen, zodat de actuele revisie altijd bekend is en alles herleidbaar blijft.

Bekijk hoe het werkt
  • Verspreide opslagBestanden verspreid over drives, e-mail en persoonlijke apparaten.
  • RevisiechaosMeerdere kopieën zonder duidelijke vermelding van welke de actuele is.
  • Handmatige goedkeuringenBeoordelingen en goedkeuringen bijhouden via e-mail en telefoon.
  • Zwak auditspoorGeen betrouwbaar register van wie wat wanneer heeft gewijzigd.
  • Beperkt zichtGeen live overzicht van documenten in beoordeling of te laat.
  • Externe afstemmingAannemers en opdrachtgevers blijven buiten de beheerde lus.
  • Langzaam opzoekenTijd kwijt aan het zoeken naar de juiste versie.
  • Onduidelijke rechtenToegang is lastig scherp te stellen, te beperken en weer in te trekken.

Eén beheerde levenscyclus

Van eerste versie tot definitief archief

Documenten doorlopen vastlegging, classificatie, beoordeling, goedkeuring, vrijgave en archivering — elke fase vastgelegd en toegewezen.

01

Vastleggen

Documenten komen binnen via upload, e-mail of scan.

Status: Geregistreerd

02

Classificeren

Type, categorie en metadata worden bij registratie toegewezen.

Status: Geclassificeerd

03

Beoordelen

Documentbeheer controleert de volledigheid vóór routering voor goedkeuring.

Status: In beoordeling

04

Goedkeuren

Benoemde rollen beoordelen en keuren goed volgens de workflow.

Status: Goedgekeurd

05

Vrijgeven

De goedgekeurde versie wordt vrijgegeven als de actuele beheerde revisie.

Status: Vrijgegeven

06

Archiveren

Vervallen revisies worden bewaard voor de audit- en bewaartermijn.

Status: Gearchiveerd

Bewijs, niet alleen activiteit

Elke wijziging is gekoppeld aan een versie, een auteur en een goedkeuringsgebeurtenis, zodat u exact kunt reconstrueren wat er is gebeurd.

  • Versiebeheerde vrijgaven
  • Toegewezen wijzigingen
  • Goedkeuringsregistraties
  • Auditbare historie

Projectprocedure — HSE-0031

Activiteit in het documentregister

Beheerde revisies

  1. Revisie R05 vrijgegeven

    R05 Vrijgegeven

    Vrijgegeven als de actuele beheerde revisie en verspreid conform de vergunning.

    Tech. afdeling 2 u geleden

  2. Revisie R04 goedgekeurd

    R04 Goedgekeurd

    Goedgekeurd door de technisch verantwoordelijke zonder verdere opmerkingen.

    Ontwerp 4 u geleden

  3. Revisie R03 teruggestuurd

    R03 Revisie aangevraagd

    Teruggestuurd met opmerkingen; revisie aangevraagd vóór vrijgave.

    Engineering 1 d geleden

  4. Revisie R02 vervallen

    R02 Vervallen

    Vervallen door R03 toen de bijgewerkte scope was geregistreerd.

    Ontwerp 4 d geleden

Documentmanagement

Een compliant register voor elk document

Registreer documenten met nummers, categorieën, eigenaren en statussen en houd elke revisie in één herleidbaar dossier.

Documentmanagement
  • Revisiebeheer met één actuele versie
  • Gestructureerde documentregisters
  • Transmittals voor formele documentverzending
  • Submittalbeoordeling met expliciete goedkeuring
  • Tekeningen- en revisiesets
  • Zoeken en opzoeken op basis van metadata

Workflow

Goedkeuringen die uw proces volgen

Definieer beoordelings- en goedkeuringsroutes, wijs verantwoordelijkheden toe, stel SLA's in en laat het systeem escaleren wat te laat is.

Workflowengine
  • Goedkeuringsroutes met meerdere stappen
  • Parallelle en voorwaardelijke routering
  • Toewijzing op basis van rollen
  • SLA- en uiterste-datumtracking
  • Automatische escalatie
  • Volledige beslisgeschiedenis

Documentdrive

Veilige opslag op basis van rechten

Bewaar bestanden in een beheerde werkruimte waar toegang, delen en vervallende links expliciet zijn in plaats van toevallig.

Documentdrive
  • Gestructureerde mappen- en bestandsindeling
  • Voorbeeldweergave van gangbare bestandsformaten
  • Gecontroleerd delen en vervallende links
  • Fijnmazige rechten
  • Expliciete gedeelde links
  • Activiteitshistorie van bestanden

Externe samenwerking

Nodig partners uit zonder de controle te verliezen

Haal aannemers, opdrachtgevers en leveranciers binnen in afgebakende werkruimtes waar ze precies zien wat ze mogen zien.

Externe samenwerking
  • Afgebakende ruimtes voor externe partners
  • Afbakening op document-, map- of teamniveau
  • Externe rollen met beperkte rechten
  • Gecontroleerd delen van documenten
  • Gecontroleerd delen van mappen
  • Externe activiteit in het auditspoor

Beveiliging en toegang

Beveiliging die is ingebouwd, niet achteraf bevestigd

Encryptie in transit en at rest, toegang op basis van rollen en attributen, minimale rechten als uitgangspositie en volledige auditlogs.

Beveiliging en toegang
  • TLS-encryptie in transit
  • Encryptie at rest
  • Op rollen gebaseerde toegangscontrole
  • Op attributen gebaseerde toegangsregels
  • Onveranderlijke auditlogs
  • Digitale goedkeuringsrecords

AI en automatisering

Geplande intelligentie voor documentworkflows

We onderzoeken AI-mogelijkheden die ongestructureerde documenten omzetten in bestuurde, doorzoekbare records.

Binnenkort beschikbaar
  • Optische tekenherkenning
  • Automatische classificatie
  • Aanvulling van metadata
  • Semantisch zoeken
  • Intelligent opzoeken
  • Documentanalyse

Sectoren

Gebouwd voor de manier waarop uw sector werkt

Doconax past zich aan de documentbeheerconventies van sectoren die afhankelijk zijn van bestuurde documentatie.

Alle oplossingen

Aan de slag

Van huidige situatie naar beheerd in vier stappen

Een pragmatisch invoertraject dat beschermt wat vandaag werkt en structuur aanbrengt waar die ontbrak.

  1. 01

    Configureren

    Stel uw workspace, rollen en goedkeuringssjablonen in op basis van uw bestaande proces.

    • Nummeringsschema voor documenten
    • Status- en goedkeuringswoordenlijst
    • Rolstructuur
    • Importindeling gereed
  2. 02

    Importeren

    Neem bestaande documenten met metadata mee, zodat de historie vanaf dag één behouden blijft.

    • Actuele revisies uploaden
    • Categorieën en eigenaren koppelen
    • Eerdere revisienummers behouden
    • Afstemmen met het oude register
  3. 03

    Samenwerken

    Nodig de mensen en organisaties uit die beheerste toegang tot workspaces nodig hebben.

    • Interne rollen geactiveerd
    • Externe partners uitgenodigd
    • Afgebakende rechten toegepast
    • Samenwerking zichtbaar in het register
  4. 04

    Besturen

    Voer uw gefaseerde goedkeuringen uit, bewaak SLA's en gebruik het auditspoor om beheersing aan te tonen.

    • Goedkeuringen draaien op sjablonen
    • Escalatie actief
    • Auditspoor compleet
    • Rapportages over vervallen en lopend werk

Aan de slag

Klaar om grip op uw documenten te krijgen?

Besprek uw vereisten voor documentbeheer met het Doconax-team. We bepalen samen een oplossing die past bij hoe uw organisatie daadwerkelijk werkt.

Neem contact op met het teamVergelijk prijzen
  • Reactie binnen één werkdag
  • Afgestemd op uw workflowvereisten
  • Kosteloos en vrijblijvend